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备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围为：除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出；出差人员必须随身携带的差旅费；其他确需支付现金的支出等。
（一）定额管理
1．按定额拨付备用金：
借：其他应收款——备用金
贷：库存现金
2．使用后报销时（花多少补多少，花掉的计入成本费用，“补”是指用现金补足花掉的）
借：管理费用（销售费用等）
贷：库存现金
（二）非定额管理财务部门根据企业内部某部门或个人的实际需要，一次付给现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时财会部门根据所付款项和应报销的金额进行清算，若有余款全部收回，若不足，则补足差额。
1．按实际数额拨付备用金：
借：其他应收款——备用金（××）
贷：库存现金
2．使用后报销时（实报实销，多退少补）
借：管理费用（销售费用等）库存现金（原借多了，由经办人员退回的现金）
贷：其他应收款——备用金（××）
或：
借：管理费用（销售费用等）
贷：其他应收款——备用金（××）库存现金（原借少了，应补给经办人员的现金）
（实行定额管理“备用金”科目的金额平时不做变动，只有企业改变备用金的定额时才做变动。）
【案例】
某公司对行政科采用非定额备用金制度，行政科为购买办公用品预借备用金1 600元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：
借：其他应收款——备用金(行政科) 1 600
贷： 1 600
行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元，财务部门编制转账凭证一张，其会计分录为：
借：管理费用 1 520
现金 80
贷：其他应收款——备用金(行政科) 1 600
如果行政科实际购买办公用品1 780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转账凭证一张，其会计分录为：
借：管理费用 1 780
贷：其他应收款——备用金(行政科) 1 600
现金 1 80
出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。
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